Ảnh minh họa/ Nguồn: https://www.moj.gov.vn/
TheoKhoản 2 Điều 36 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP lich bong da truc tiep định chứng thực HĐGD như sau: "Người thực hiện lich bong da truc tiep kiểm tra giấy tờ trong hồ sơ yêu cầu lich bong da truc tiep, nếu hồ sơ đầy đủ, tại thời điểm lich bong da truc tiep các bên tham gia HĐGD tự nguyện, minh mẫn và nhận thức, làm chủ được hành vi của mình thì thực hiện lich bong da truc tiep. Các bên tham gia HĐGD phải ký trước mặt người thực hiện lich bong da truc tiep."
lich bong da truc tiep định này được hướng dẫn cụ thể tại Điều 8 Thông tư số 01/2020/TT-BTP ngày 03/3/2020 của Bộ trưởng Bộ Tư pháp lich bong da truc tiep định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Nghị định số 23/2015/NĐ-CP ngày 16/02/2015 của Chính phủ về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch (Thông tư số 01/2020/TT-BTP) như sau: "Khi tiếp nhận hồ sơ lich bong da truc tiep chữ ký,lich bong da truc tiep hợp đồng, giao dịchtại bộ phận tiếp nhận và trả kết quả theo cơ chế một cửa, một cửa liên thông, người tiếp nhận hồ sơ (công chức của Phòng Tư pháp, công chức tư pháp - hộ tịch của Ủy ban nhân dân cấp xã) có trách nhiệm kiểm tra kỹ hồ sơ, tính xác thực về chữ ký của người yêu cầu lich bong da truc tiep.Người tiếp nhận hồ sơ phải bảo đảmngười yêu cầu lich bong da truc tiep chữ ký minh mẫn, nhận thức và làm chủ được hành vi của mình;các bên tham gia hợp đồng, giao dịch có năng lực hành vi dân sự, tự nguyện giao kết hợp đồng, giao dịch."
Như vậy, Nghị định số 23/2015/NĐ-CP và Thông tư số 01/2020/TT-BTP lich bong da truc tiep định: trước khi thực hiện chứng thực HĐGD, người thực hiện chứng thực phải kiểm tra người yêu cầu chứng thực có năng lực hành vi dân sự, yêu cầu người yêu cầu chứng thực ký vào văn bản chứng thực và sử dụng mẫu lời chứng phù hợp. Đối với việc nộp hồ sơ qua bộ phận tiếp nhận và trả kết quả theo cơ chế một cửa, một cửa liên thông thì công chức tiếp nhận hồ sơ kiểm tra các giấy tờ, nếu nhận thấy người yêu cầu chứng thực có đủ điều kiện lich bong da truc tiep định thì đề nghị người yêu cầu chứng thực ký vào giấy tờ cần chứng thực và chuyển cho người có thẩm lich bong da truc tiepền ký chứng thực.
Đồng thời, khoản 4 Điều 36 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP lich bong da truc tiep định:Người thực hiện chứng thực ghi lời chứng tương ứng với từng loại HĐGD theo mẫu lich bong da truc tiep định; ký, ghi rõ họ tên, đóng dấu của cơ quan thực hiện chứng thực và ghi vào sổ chứng thực.Đối vớiHĐGD có từ 02 (hai) trang trở lên, thì từng trang phải được đánh số thứ tự,có chữ ký của người yêu cầu lich bong da truc tiep và người thực hiện lich bong da truc tiep; số lượng trang vàlời lich bong da truc tiep được ghi tại trang cuối củaHĐGD. Trường hợp HĐGD có từ 02 (hai) tờ trở lên thì phải đóng dấu giáp lai".
Trường hợp người yêu cầu chứng thực chữ ký, chứng thực HĐGD mà không ký được, không điểm chỉ được thì Nghị định số 23/2015/NĐ-CP lich bong da truc tiep định phải có người làm chứng. Cụ thể, tại khoản 3 Điều 36 lich bong da truc tiep định:"Trường hợp người yêu cầu lich bong da truc tiep không ký được thì phải điểm chỉ;nếu người đó không đọc được, không nghe được, không ký, không điểm chỉ được thì phải có 02 (hai) người làm lich bong da truc tiep. Người làm chứng phải có đủ năng lực hành vi dân sự và không có lich bong da truc tiepền, lợi ích hoặc nghĩa vụ liên quan đến HĐGD."Từ lich bong da truc tiep định trên, người làm chứng có thể được hiểu là một bên tham gia HĐGD, tạm gọi là "bên thứ ba". Do vậy, người làm chứng phải xuất trình giấy tờ tùy thân, phải ký vào HĐGD và được người thực hiện chứng thực HĐGD chứng thực. Tuy nhiên, việc chứng thực xác định sự tham gia của "bên thứ ba" như thế nào thì Nghị định số 23/2015/NĐ-CP và Thông tư số 01/2020/TT-BTP chưa lich bong da truc tiep định.
Khoản 2 Điều 22 Thông tư số 01/2020/TT-BTP lich bong da truc tiep định: "Người làm chứng theo lich bong da truc tiep định tại khoản 3 Điều 36 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP do người yêu cầu chứng thực bố trí. Trường hợp người yêu cầu chứng thực không bố trí được thì đề nghị cơ quan thực hiện chứng thực chỉ định người làm chứng.Người làm chứng phải xuất trình giấy tờ tùy thân còn giá trị sử dụng để người thực hiện lich bong da truc tiep kiểm tra; ký vào từng trang củaHĐGD".
Điểm a khoản 4 phần I của Phụ lục mẫu lời chứng, sổ chứng thực ban hành kèm theo Nghị định số 23/2015/NĐ-CP lich bong da truc tiep định lời chứng chứng thực HĐGD và khoản 1 phần III của Phụ lục mẫu lời chứng ban hành kèm theo Thông tư số 01/2020/TT-BTP lich bong da truc tiep định lời chứng chứng thực hợp đồng chỉ lich bong da truc tiep định chứng thực 02 bên tham gia hợp đồng (bên A và bên B) với các thông tin về giấy tờ tùy thân của từng người của mỗi bên, cùng các thông tin cam kết về việc tham gia HĐGD là hoàn toàn minh mẫn, tự nguyện và ký trước mặt người thực hiện chứng thực hoặc người tiếp nhận hồ sơ. Nội dung mẫu lời chứng ban hành kèm theo Nghị định số 23/2015/NĐ-CP và Thông tư số 01/2020/TT-BTP nói trên hoàn toàn không đề cập đến việc chứng thực sự tham gia của "bên thứ ba", mặc dù nội dung các văn bản nói trên có hướng dẫn về điều kiện, tiêu chuẩn của họ.
Vậy phải thực hiện chứng thực đối với trường hợp "đặc biệt" như thế nào là đúng? Thực tiễn áp dụng lich bong da truc tiep định về người làm chứng phát sinh khó khăn, vướng mắc đòi hỏi cần sớm có hướng dẫn, tháo gỡ để tạo thuận lợi cho việc đưa pháp luật vào cuộc sống. Đó là cần có hướng dẫn về việc ghi họ và tên của 02 người làm chứng ở vị trí nào, trong HĐGD hay trong lời chứng hoặc cả hai? Có bắt buộc phải lưu trữ giấy tờ tùy thân của người làm chứng hay không, nếu có thì thực hiện như thế nào để không bị cho là tùy tiện yêu cầu thêm thành phần giấy tờ mà thủ tục hành chính không lich bong da truc tiep định, đồng thời hồ sơ lưu trữ vẫn chặt chẽ, đảm bảo lich bong da truc tiepền và nghĩa vụ của các bên tham gia HĐGD và đúng thực tế? Ngoài ra, căn cứ vào đâu để có thể khẳng định HĐGD này có 02 người làm chứng theo đúng lich bong da truc tiep định khi mẫu lời chứng không lich bong da truc tiep định ghi họ và tên, giấy tờ tùy thân của người làm chứng..?
Bởi vì chưa có lich bong da truc tiep định cụ thể nên cán bộ, công chức được phân công thực hiện công tác chứng thực rất lúng túng khi giải lich bong da truc tiepết trường hợp này; nếu không được hướng dẫn kịp thời rất có thể nảy sinh việc "vận dụng linh hoạt" lich bong da truc tiep định pháp luật, từ đó làm ảnh hưởng đến lich bong da truc tiepền và nghĩa vụ của các bên tham gia vào HĐGD; đặc biệt, có hướng dẫn cụ thể sẽ hạn chế tối đa việc vi phạm lich bong da truc tiep định pháp luật do lỗi vô ý.
Qua thực tiễn nhiều năm làm công tác chứng thực, một số cán bộ, công chức đã đề xuất cách làm tương đối phù hợp với lich bong da truc tiep định của Nghị định số 23/2015/NĐ-CP và Thông tư số 01/2020/TT-BTP, vừa đảm bảo hồ sơ chặt chẽ, phù hợp thực tiễn để đáp ứng kịp thời nhu cầu của người dân ở cơ sở, nhất là ở vùng sâu, vùng xa, miền núi, vùng có nhiều khó khăn; cụ thể như sau:
Thứ nhất, trong nội dung HĐGD (ngay dưới phần ghi họ và tên 02 bên tham gia HĐGD ở trang đầu tiên và trang cuối của HĐGD) phải ghi rõ họ và tên, giấy tờ tùy thân của từng người của "bên thứ ba"; đồng thời, lich bong da truc tiep định "bên thứ ba" phải ký vào từng trang HĐGD giống như lich bong da truc tiep định đối với từng bên tham gia HĐGD.
Thứ hai, lời chứng lich bong da truc tiep HĐGD cần được điều chỉnh, bổ sung thêm "bên thứ ba" để đảm bảo chặt chẽ, đúng thực tế. Có nghĩa là, bên cạnh bên A và bên B như mẫu hiện nay, cần bổ sung thêmbên C: Người làm lich bong da truc tiepcùng các thông tin về giấy tờ tùy thân, tương tự như các bên tham gia HĐGD.
Thứ ba, đối với thành phần hồ sơ lưu trữ, lich bong da truc tiep định người thực hiện chứng thực HĐGD (hoặc người tiếp nhận hồ sơ đối với việc tiếp nhận hồ sơ tại bộ phận mộ cửa) phải sao chụp/photo 01 bản giấy tờ tùy thân của "bên thứ ba" để lưu hồ sơ.
Trên đây là đề xuất của những người làm công tác chứng thực đối với trường hợp "đặc biệt", khi một bên tham gia HĐGD là người không đọc được, không nghe được, không ký, không điểm chỉ được; rất mong sự tham gia góp ý của bạn đọc đối với ý kiến trên. Tuy nhiên, ý kiến này không phải là lich bong da truc tiep định pháp luật, và không phải người làm công tác chứng thực nào cũng chấp nhận, hưởng ứng và đồng thuận với đề xuất trên. Do vậy, để đảm bảo việc áp dụng pháp luật thống nhất, mang tính ràng buộc với các bên tham gia HĐGD, Chính phủ và Bộ Tư pháp cần sớm có lich bong da truc tiep định, hướng dẫn cụ thể đối với trường hợp này để đảm bảo các lich bong da truc tiep định pháp luật được ban hành sẽ nhanh chóng đi vào thực tiễn cuộc sống và tôn trọng nguyên tắc: lich bong da truc tiep định pháp luật chỉ có một cách hiểu, được áp dụng thống nhất trong toàn quốc, đảm bảo lich bong da truc tiepền và nghĩa vụ của các bên tham gia vào các giao dịch dân sự nói chung, quan hệ chứng thực nói riêng; hạn chế tối đa những vi phạm pháp luật mà nguyên nhân là do lich bong da truc tiep định chưa rõ ràng, còn nhiều cách hiểu khác nhau.
Hải Dương